Oggi anche per le aziende è diventata importante l’organizzazione di eventi. È sentita sempre di più come una necessità per fare in modo di offrire ai consumatori e in generale al pubblico delle esperienze uniche. Organizzare un evento significa curare in maniera dettagliata tutte le attività, fin dall’ideazione dell’evento stesso. Tutto si basa sulla condivisione e sul coinvolgimento, in modo da rispondere alle esigenze più profonde manifestate dal proprio target. Ci sono alcuni elementi fondamentali dai quali non si può prescindere per organizzare un evento in maniera corretta e per riuscire a diffondere e comunicare al meglio il progetto che l’evento stesso vuole promuovere. Ma quali sono le fasi dell’organizzazione degli eventi e come si può operare per strutturare al meglio una strategia che possa dare ottimi risultati? Cerchiamo di rispondere a tutte queste domande.
La fase dell’ideazione
Se stai cercando un corretto modo per l’organizzazione eventi Roma, pensa innanzitutto alla fase dell’ideazione. In questa fase sono coinvolte diverse figure all’interno di un’agenzia di comunicazione. Si prende in considerazione il parere del reparto commerciale, ma allo stesso tempo si valuta l’opinione del reparto tecnico, che deve dare un parere sull’effettiva possibilità di realizzare l’evento.
Davvero importanti, all’interno di questa fase, sono la definizione degli obiettivi e la precisazione del target da coinvolgere. Inoltre nella fase dell’ideazione bisogna stabilire un tema, che sarà il filo conduttore di tutte le attività. La fase dell’ideazione è un momento di brain storming, di confronto, proprio perché la condivisione di esperienze e di idee può portare molti benefici.
In questa fase bisognerebbe annullare la separazione e la distinzione che spesso ci sono tra relatore ed uditore e mettere al centro di ogni strategia di comunicazione proprio le persone, che rappresentano i fruitori dell’evento.
Lo sviluppo dell’idea
A questo punto si passa allo sviluppo dell’idea vera e propria, una volta che sono stati stabiliti gli obiettivi da portare avanti. La fase dello sviluppo dell’idea implica anche una verifica della fattibilità. È il momento anche di stabilire i principali criteri di valutazione che possono essere sia di carattere qualitativo e che possono riguardare allo stesso tempo anche criteri quantitativi.
Nel primo insieme possono essere ricondotti per esempio l’impatto sul territorio e la vicinanza al target. Nell’aspetto quantitativo possono essere compresi i costi, la gestione e le eventuali difficoltà organizzative.
La pianificazione delle attività
Ci sono molti aspetti di carattere comunicativo che devono essere messi in atto anche quando si tratta di arrivare alla vera e propria pianificazione delle attività e all’esecuzione del piano che è stato ideato.
Infatti non dobbiamo pensare che questa fase sia la protagonista soltanto dal punto di vista della realizzazione tecnica. In questo momento entra in funzione anche un piano di marketing ben specifico, che porta alla realizzazione di un manuale operativo, il quale racchiude tutte le attività e le informazioni di comunicazione interna.
Tutti i protagonisti dell’evento devono consultare questo documento, in modo che ognuno possa svolgere al meglio il proprio lavoro.
La valutazione post evento
L’organizzazione di un evento non termina con la semplice realizzazione del progetto. Infatti c’è un’altra fase che viene dopo e che non si deve affatto trascurare. Si tratta di valutare ciò che ne è venuto fuori.
Al termine dell’evento si predispone il consuntivo, rendendo a disposizione di tutti le informazioni qualitative e quantitative. Si passa quindi alla valutazione vera e propria, verificando se sono stati raggiunti gli obiettivi che si erano posti all’inizio, si misura il livello di soddisfazione dei vari attori coinvolti e si verifica la percezione che l’evento stesso ha avuto fra il pubblico per ciò che riguarda soprattutto la reputazione del brand che è stato il protagonista dell’organizzazione.
