Spesso e volentieri c’è l’intenzione di organizzare degli eventi culturali anche di alta qualità, eppure tra licenze da ottenere, le mille trame della burocrazia e i permessi da richiedere, può essere più facile scoraggiarsi e lasciar perdere. La mole di certificazioni rischia di essere un peso soprattutto a livello psicologico su chi vuole organizzare un evento culturale.
Ecco spiegato il motivo per cui, in diversi casi, si affida l’intera organizzazione dell’evento ad un’agenzia specializzata, che ha il livello di esperienza tale per cui l’intero procedimento burocratico non rappresenta di certo un problema. Gli organizzatori di eventi di professione sa perfettamente cosa serve per far andare tutto liscio.
Quali sono le fasi organizzative da rispettare?
Sono essenzialmente sei le tappe che devono essere seguite per poter organizzare in modo impeccabile un evento culturale. Si tratta di una “tabella di marcia” che dovrebbe essere rispettata per filo e per segno, altrimenti anche solo saltando un passaggio si rischia di rovinare tutto il lavoro che è stato svolto in precedenza.
Ideazione
La prima fase è quella dell’ideazione. Si tratta di quella fase in cui devono essere stabiliti i principali obiettivi da raggiungere. Qual è lo scopo che si ha intenzione di ottenere presentando un simile evento, oppure se preferite, qual è il significato che sta alla base di un simile appuntamento. Si tratta di una valutazione che va necessariamente fatta considerando anche gli interessi di chi prenderà parte all’evento oppure che ne potrebbero trarre beneficio.
Attivazione
La seconda fase prevede, dopo aver scelto con cura e attenzione i principali obiettivi da perseguire, l’attivazione per comprendere se l’evento possa essere davvero organizzato e sia fattibile o meno. In questo caso, è necessario considerare a fondo quali siano le risorse economiche a disposizione, ma anche quelle dal punto di vista umano. Non solo, dato che bisogna attivarsi anche nella selezione e ricerca di una location adatta, provvedendo all’acquisizione di tutti quei diritti senza i quali la manifestazione non si potrà svolgere.
Pianificazione
Si tratta certamente della fase più ricca di difficoltà, ma anche più importante dal punto di vista operativo. Durante la pianificazione bisogna stabilire in maniera precisa sia le attività che le varie operazioni che dovranno essere portate a termine, così come le tempistiche da rispettare, nonché le risorse economiche necessarie per realizzare l’evento.
Attuazione
È la fase certamente più emotiva, dal momento che la base del progetto prende davvero vita in base alle linee guida che sono state fissate negli step precedenti. In sostanza, il progetto prende forma.
Completamento e valutazione
La prima è una fase tipicamente di carattere amministrativo, in cui è prevista la liquidazione di tutti quei finanziamenti che vengono messi in gioco per supportare la manifestazione culturale. La seconda è una fase in cui si possono comparare i risultati raggiunti con gli obiettivi iniziali, in cui serve valutare anche il valore che è stato in grado di produrre l’evento organizzato, sotto ogni punto di vista. È chiaro che le valutazioni che devono essere fatte non riguardano solo ed esclusivamente il soggetto che promuove l’evento, ma anche di tutti quelli che sono stati i partner che l’hanno accompagnato in tale iniziativa.
